En kontorflytning bliver hurtigt domineret af synlige beslutninger. Hvor skal skrivebordene stå? Hvornår kommer flyttefolkene? Er møblerne bestilt, og hvem får adgang til de nye lokaler først?
Midt i alt det praktiske er IT let at behandle som noget, der blot skal flyttes med.
Men virksomhedens digitale arbejdsplads består af mere end de computere, medarbejderne tager under armen. Internetforbindelse, netværk, trådløs dækning, printere, møderumsudstyr og eventuelt lokalt server- eller netværksudstyr skal fungere fra den første arbejdsdag på den nye adresse.
Derfor bør et IT firma involveres tidligere end dagen før flytningen. Et nyt kontor er nemlig en god anledning til både at få infrastrukturen på plads og undersøge, om gamle tekniske løsninger overhovedet bør kopieres direkte til de nye lokaler.
Gennemgå de nye lokaler, før udstyret bliver flyttet
Det første spørgsmål bør være, hvordan medarbejderne faktisk skal bruge bygningen.
En virksomhed, hvor størstedelen sidder fast ved egne arbejdsstationer, har andre behov end en arbejdsplads med fleksible pladser, mange videomøder og medarbejdere, der bevæger sig mellem møderum og fællesområder.
Det påvirker blandt andet netværket.
Et trådløst netværk skal ikke bare eksistere. Dækningen skal passe til lokalernes størrelse, vægge, antal brugere og den type arbejde, der foregår. Et møderum med dårlig forbindelse bliver hurtigt en daglig irritationskilde, mens ustabil dækning i bestemte dele af bygningen kan sende medarbejderne tilbage til kabler og improviserede løsninger.
Internetforbindelsen bør tilsvarende bestilles i god tid. Det er ikke særligt hjælpsomt, at borde, skærme og computere står klar mandag morgen, hvis den nødvendige forbindelse først bliver etableret senere på ugen.
Inden flytningen er det derfor relevant at få styr på blandt andet:
- internetforbindelse og eventuel backupforbindelse
- placering af netværksudstyr
- trådløs dækning
- kabling ved faste arbejdspladser
- møderumsudstyr og skærme
- printere og andet fælles udstyr
- eventuelle lokale servere eller specialsystemer.
En fysisk gennemgang kan samtidig afsløre forhold, der er langt nemmere at ændre, inden medarbejderne er flyttet ind.
Brug flytningen til at få IT-miljøet ryddet op
Virksomheder, der vil se nærmere på ekstern IT-support og drift i Aarhus, kan orientere sig på https://azend.dk/it-firma/aarhus/. AZEND beskriver blandt andet en indledende kortlægning af servere, netværk, licenser, backup og sikkerhed, før der lægges en plan for den fremtidige drift.
Den tankegang er særlig relevant ved en kontorflytning.
Hvis virksomheden har brugt de samme lokaler i ti år, kan IT-opsætningen være vokset i små etaper. Nyt udstyr er blevet føjet til, midlertidige løsninger er blevet permanente, og kabler eller netværksenheder kan fortsat eksistere, selv om ingen længere er helt sikre på deres funktion.
Flytningen er derfor et oplagt tidspunkt til at spørge, hvad der faktisk skal med.
Gamle arbejdsstationer behøver ikke automatisk blive installeret igen. Overflødigt netværksudstyr kan udfases, og licenser eller enheder, der ikke længere bruges, kan gennemgås. Samtidig kan virksomheden dokumentere den nye opsætning fra begyndelsen, mens alle ændringer stadig er friske.
Det gælder også medarbejdernes digitale arbejdsmiljø. AZEND fremhæver Microsoft 365, Teams og sikre enheder som dele af den digitale arbejdsplads, der skal gøre det muligt at arbejde fra både kontor, hjem og andre lokationer.
Hvis medarbejderne allerede arbejder fleksibelt, bør det nye kontor derfor ikke indrettes, som om alle altid sidder ved den samme computer på den samme plads.
Planlæg første arbejdsdag lige så grundigt som selve flyttedagen
En vellykket kontorflytning bliver ikke nødvendigvis målt på, hvor hurtigt flyttekasserne forsvinder. For medarbejderne er den vigtigste test ofte langt mere enkel: Kan de arbejde?
Computeren skal kunne komme på netværket. Login skal fungere. De fælles filer skal være tilgængelige, og møderne skal kunne gennemføres. Hvis der opstår problemer, skal medarbejderne vide, hvor de får hjælp.
Derfor kan det være fornuftigt at teste de vigtigste funktioner, inden hele organisationen møder ind.
Prøv arbejdspladserne. Tilslut udstyr. Gennemfør et videomøde i møderummene. Kontroller printere og eventuelle specialsystemer. Sørg også for, at den eksterne support ved, hvornår flytningen sker, så virksomheden ikke skal begynde med at forklare situationen, hvis der opstår en fejl mandag morgen.
AZEND beskriver på Aarhus-siden en supportmodel med et fast team, der kender kundens opsætning, samt løbende overvågning af servere, netværk og arbejdsstationer. Det er netop den type kontinuitet, der kan være nyttig omkring en flytning, hvor mange tekniske ændringer sker på kort tid.
Kontorflytningen kan samtidig bruges som en naturlig skillelinje. Fra den nye adresse kan virksomheden begynde med en opdateret dokumentation af netværket, klare rutiner for udstyr og et præcist billede af, hvilke systemer og løsninger der faktisk er i drift.
Så bliver flytningen ikke bare transporten af den gamle arbejdsplads fra A til B. Den bliver en mulighed for at bygge den digitale arbejdsplads mere bevidst op.
Når medarbejderne til sidst sætter sig ved skrivebordene på den nye adresse, bør teknikken derfor være noget af det mindst spændende ved dagen. Netværket virker, systemerne er tilgængelige, og arbejdet kan fortsætte. Det er præcis sådan en god IT-flytning helst skal opleves.